Как настроить сервис «1С-ЭДО (1С-Такском). Публикации Инструкция по рабочему месту эдо в 1с

Условия использования «1С-ЭДО» для пользователей «1С:ИТС»:

• Наличие «1С:ИТС» для пользователя сервиса «1С-ЭДО» - обязательно.
• Бесплатно для пользователей «1С:ИТС»:
  • уровня ПРОФ - отправка 100 комплектов документов в месяц;
  • уровня ТЕХНО - отправка 50 комплектов документов в месяц.
• Не тарифицируются и не оплачиваются:
  • входящие документы;
  • ответные документы - например, подпись покупателя для ТОРГ-12;
  • технологические документы - уведомления и подтверждения.
• Отправка одного счета-фактуры (СФ) дает пользователю право отправить еще два любых документа. Таким образом, плата за отправленные документы рассчитывается по «комплектам» из трех документов. Если нет СФ, то два электронных документа считаются одним комплектом.
• Стоимость отправки одного комплекта сверх льготного лимита , включенного в «1С:ИТС» - 10 руб .
• Можно использовать любой сертификат электронной подписи (ЭП) , который принимает ФНС, например, используемый для электронной отчетности (количество сертификатов в одной организации - не ограничено). Для получения ЭП можно воспользоваться сервисом «1С:Подпись ».

«1С-ЭДО» доступен:

• Во всех типовых решениях на платформах «1С:Предприятие 8.2» и «8.3», функционал «ЭДО» уже есть «в коробке», а также может быть встроен, если конфигурация не типовая.
• Бесплатно распространяется «Клиент ЭДО 8» для пользователей систем на базе «1С:Предприятие 7.7».
• Так же для пользователей кастомизированных решений «1С» и компаний, не использующих ПП «1С», выпущен «Клиент ЭДО» ред. 2.0.
• В программном продукте «1С:Документооборот 8» также встроен функционал «ЭДО», что позволит повысить прозрачность бизнес-процессов за счет более тесного взаимодействия внутреннего (СЭД) и внешнего (ЭДО) документооборота.

Для подключения к «1С-ЭДО» необходимо:

1. Обновленная платформа «1С» до актуального релиза:
   • Технологическая платформа: для 8.2 - релиз 8.2.19.121, для 8.3 - релиз 8.3.5.1383;
   • Конфигурация: «Бухгалтерия предприятия 3.0», релиз не ниже 3.0.39.50.
2. Наличие только одного установленного средства криптографической защиты информации (СКЗИ) на тех компьютерах, где планируется подписание ЭД (Vipnet CSP или КриптоПро CSP).
3. Наличие открытого и закрытого ключа:
   • Сертификат электронной подписи должен соответствовать 63-ФЗ. Рекомендуется использовать электронную подпись, выданную для работы в сервисе «1С-Отчетность ».
   • Контейнер и обязательное указание пароля к нему.
4. Наличие логина и пароля для пользовательского сайта «1C» - .
5. Наличие действующего договора «1С:ИТС» любого уровня.
6. Открытые «наружу» порты 443 и 80. Для файловых ИБ «1С» необходим доступ со всех компьютеров, где планируется подписание ЭД. Для серверных - на сервере приложений под тем пользователем, под которым запускается служба «Агент сервера „1С:Предприятия 8“».
7. Наличие необходимых прав доступа для пользователя в ПП «1С».

В инструкции рассмотрим, как на новой конфигурации «Бухгалтерия» версии 3.0 подключить сервис «1С-ЭДО (1С-Такском)» для обмена юридически значимыми электронными документами.

Перед настройкой убедитесь, что у вас есть логин и пароль для портала интернет-поддержки пользователей, в котором зарегистрирована конфигурация 1С.

Пошаговая инструкция: как настроить 1С-ЭДО (1С-Такском)

Шаг 1. Установите флаг напротив пункта «Электронные подписи»

Перейдите в раздел «Администрирование» главного меню.

Рис. 1. Раздел администрирования

В открывшемся подменю выберите пункт «Обмен электронными документами».

В разделе «Обмен электронными документами» установите флаг напротив пункта «Электронные подписи».

Рис. 2. Обмен электронными документами

Шаг 2. Настройте электронную подпись

После установки флага станет доступен пункт «Настройки электронной подписи и шифрования». Выберите данный пункт.

Рис. 3. Настройка параметров

В открывшемся окне добавьте электронную подпись. Для выбора электронной подписи нажмите «Добавить».

В примере – добавление уже существующей на компьютере электронной подписи. Подробнее про электронную подпись для ЭДО:

Рис. 4. Настройка электронной подписи и шифрования

В контекстном меню нажмите на пункт «Из установленных на компьютере».

Рис. 5. Установка электронной подписи

Откроется окно с выбором электронных подписей, выберите из списка нужную для обмена электронными документами.

Рис. 6. Добавление сертификата для подписания данных

Система предложит выбрать организацию, для которой данный сертификат будет добавлен. Также (если нужно) введите пароль для защиты электронной подписи.

Рис. 7. Добавление сертификата для подписания данных

Шаг 3. Зарегистрируйте учетную запись

Для регистрации учетной записи выберете сервис подключения к электронному документообороту.

Выберите пункт «Подключиться к сервису 1С-ЭДО».

Рис. 8. Выбор сервиса

Откроется помощник подключения к сервису 1С-ЭДО.

Выберете организацию, сертификат ключа электронной подписи, юридический адрес и код налогового органа.

Рис. 9. Помощник подключения к сервису 1С-ЭДО

Система потребует подписать электронной подписью запрос.

Дождитесь уведомления об успешной регистрации и нажмите «Готово» для закрытия помощника.

Повторите эти шаги для подключения сервиса «1С-Такском».

После настройки сервисов ЭДО сразу начать обмен не получится, необходимо пригласить контрагентов.

Многие компании, приобретая программное обеспечение фирмы 1С, не обращают внимания на такую замечательную возможность, как настройка ЭДО. А ведь этот функционал позволит сотрудникам предприятия обмениваться различными данными не только между собой, но и с контрагентами. Минимизация ошибок, расхождений и опечаток позволит, например, исключить штрафы и пени.

Документы, оформленные через ЭДО, имеют точно такую же юридическую силу, вне зависимости дублируются ли они на бумажных носителях или нет. Это применимо не только к гражданским документам, но и к налоговой отчетности.

Подготовка к настройке ЭДО в 1С Бухгалтерия

Самой популярной конфигурацией 1С на постсоветском пространстве является 1С:Бухгалтерия предприятия. Поэтому именно ее мы будем использовать для примера настройки ЭДО. Перед тем, как начинать настройку 1С, требуется произвести определенные манипуляции, без которых настройка ЭДО не имеет смысла:

• Обновить конфигурацию до последней доступной версии 1С;
• Официально оформить договор с оператором связи на предмет обмена электронными данными (зачастую пользователи выбирают ту же компанию, через которую отправляют отчетность в налоговую и другие учреждения);
• Подготовить логин и пароль интернет-поддержки компании 1С, обслуживающей предприятие;
• Произвести установку крипто-про, чья настройка не вызовет проблем, или подготовить электронно-цифровую подпись на флешке.

Кроме того, если вы планируете пересылать документы внешним контрагентам, настройка ЭДО требует, чтобы были заполнены следующие поля:

1. Наименование;
2. Адрес, согласно системе классификатора;
3. Телефон;
4. Код органа налоговой.

Существует автоматическая подгрузка данных по ИНН из базы данных ИФНС. Автоматическая настройка потребует занести ИНН и нажать «Заполнить по ИНН».

Процесс настройки ЭДО в 1С 8 версии

Открыв меню «Администрирование», нажимаем «Обмен электронными документами» и ставим отметки:

• Электронные подписи;
• Обмен электронными документами с контрагентами.

Кнопка открытия формы «Настройки электронной подписи и шифрования» активизируется. Зайдите внутрь и нажмите комбинацию «Добавить»->«Из установленных на ПК», чтобы выбрать настроенный сертификат. Выберите сертификат для подписи данных из перечня обнаруженных системой 1С.

Если на компьютере установлено ПО для шифрования(Crypto-Pro), то необходимо перейти на вкладку «Программы». Удостоверьтесь, что программа 1С нашла нужное ПО на ПК, а также что отсутствуют ошибки.

Если необходимого крипто-провайдера не хватает в списке, нажмите «Добавить» и заполните обязательные поля. После выбора нужного нам сертификата или ПО, нажмите функциональную кнопку «Закрыть».

После этого для настройки ЭДО в системе 1С нужно подключиться к сервису ЭДО. Выберите команду «Подключиться к сервису 1С ЭДО» в том же разделе. Откроется удобный помощник, который потребует занести информацию:

• Организация;
• Сертификат;
• Юридический адрес;
• Код налогового органа.

Потребуется послать запрос на получение идентификатора участника документооборота, подписав его электронной подписью. После того, как вы увидите уведомление о регистрации в системе ЭДО, нажмите «Готово». ЭДО поддерживает функцию защиты электронной подписи специальным паролем. На этом настройка данного сервиса закончена.

Процесс подключения к сервису 1С Такском и его настройка ничем не отличаются от вышеописанного. Для организации ЭДО в 1С между компаниями также необходимо выслать приглашения.

Для передачи контрагентам данных через 1С необходимо не только произвести настройку ЭДО у себя, но и выслать соглашение. Для этого в разделе «Администрирование» откройте «Обмен электронными документами» и нажмите на «Настройка ЭДО». Откроется форма, в который вы сможете ознакомиться с существующими соглашениями и узнать статус каждого из них. Чтобы добавить и осуществить настройку ЭДО для обмена данными из 1С, нажмите кнопку «Создать».

В данном окошке необходимо занести нужного контрагента и заполнить договор. Чуть ниже присутствует настройка того, какие документы из полного списка объектов вы будете передавать через ЭДО с заданным контрагентом. Чтобы исключить документ из ЭДО, уберите отметку на конкретной строке.

Нажмите кнопку «Отправить приглашение», чтобы 1С послала уведомление внешней компании. В открывшейся форме заполните электронную почту и напишите сообщение, чтобы получатель понял, что от него хотят.

Когда контрагент примет приглашение, статус соглашения поменяется на «Присоединен». На этом настройка ЭДО в программе 1С для контрагента завершена. Также и контрагенты могут присылать вам приглашения для обмена данными.

Чтобы увидеть приглашения для ЭДО, которые вам прислали, необходимо зайти в раздел «Настройка ЭДО». В форме будет список соглашений.

Каждое соглашение со статусом подключения «Требуется согласие» необходимо принять. Для этого зайдите в соглашение двойным щелчком по строчке и нажмите на кнопку «Принять приглашение».

Если вы подтвердите свое согласие на обмен с данным контрагентом, то статус соглашения измениться на «Присоединен».

На этом настройка приглашения закончена, и вы можете обмениваться документами с контрагентами, с которыми заключены соглашения. Для этого в каждом указанном в соглашении документе появиться кнопка «ЭДО», содержащая основные функции. Возможности 1С позволяют задать в настройке автоматический обмен документами по определенному расписанию. При этом получение данных и их отправление настраиваются отдельно.

Чтобы ознакомиться с историей движения данных, вы можете открыть форму «Архив ЭДО» в разделе «Администрирование». Кроме непосредственно информации о передаче данных, в 1С доступны разнообразные отчеты, отражающие весь процесс электронного документооборота в необходимых разрезах.

Обмен файлами через почту, мессенджеры или специальные формы на сайте – обычная на сегодняшний день практика. У такого обмена есть понятные преимущества, так и ряд существенных недостатков. Их ярче всего иллюстрирует, к примеру, обмен документами с контрагентами, то есть сведениями, подтверждающими договоренности бизнеса.

Помимо того что письмо или сообщение с файлом может не дойти до адресата из-за фильтров почтовых систем, попав в спам, документы, отправленные по электронной почте, не имеют цифровой подписи, а соответственно стороны не могут предоставить никаких гарантии в юридической достоверности данных.

Напротив, программы, в которых реализован механизм обмена электронными документами с цифровой подписью, гарантируют получателю, что присланный документ подлинный и обладает юридической силой. Помимо этого системные инструменты – классификация документов, организация папок и т.д. позволяют грамотно организовать хранение всей документации, что значительно облегчает и ускоряет ее поиск и работу с ней.

В «1С:Бухгалтерия» внедрены модули документооборота, которые позволяют обмениваться юридически значимыми сведениями. Рассмотрим возможности их настройки и функционала.

Подключение к 1С ЭДО

Через «Бухгалтерию» можно подключаться к двум сервисам обмена документами:

1С-ЭДО. Сервис фирмы 1С. 1С-Такском.

Для того чтобы включить поддержку данных сервисов, необходимо зайти в раздел «Администрирование-Обмен электронными документами».

Рис.1 Обмен в 1С

Отметим и активируем «Сервисы ЭДО».

Рис.2 Включение подсистемы ЭДО

При настройке подключения к сервису открывается окно мастера настроек. Необходимо заполнить все имеющиеся поля для корректной работы ЭДО.

Рис.3 Мастер подключения к сервисам 1С-ЭДО и 1С-Такском

Рис.4 Настройка параметров обмена ЭД

Создаем и заполняем профили настроек. Делается это через раздел «Администрирование» (Рис. 4).

Существует способ создать профиль через помощник подключения к сервису 1С-ЭДО (несколько операторов) или только к 1С-Такском, а также посредством помощника настройки прямого обмена с контрагентами.

Рис.5 Помощники создания профиля обмена ЭД

Например, если подключаться к прямому обмену, то в помощнике потребуется указать организацию и ее идентификатор, который заполняется автоматически на основании ИНН организации и ее КПП. В качестве способа обмена можно указать обмен через каталог с общим доступом, обмен по электронной почте или с помощью FTP-каталога.

Рис.6 Форма помощника организации прямого обмена

Если установить флаг «Подписывать электронные документы», то включается механизм использования электронных подписей. Только подписанные документы имеют юридическую значимость при электронном документообороте между организациями. Здесь надо заполнить для данной организации сертификат ключа электронной подписи.

Как настрить1С ЭДО

После закрытия помощника открывается окно настройки профиля ЭДО. В профиле указано, через какую почту будет происходить обмен. Для 1С ЭДО 8.3 нужно выделить отдельную учетную почтовую запись, с которой будут отправляться документы и на которую будут приходить от контрагента. Также в профиле необходимо флагами выделить типы документов, которые будут участвовать в обмене.

Рис.7 Форма профиля настроек ЭДО

После закрытия формы откроется окно выбора контрагента, с которым требуется установить обмен документами в 1С 8.3.

Рис.8 Выбор контрагента для настройки под него ЭДО

После выбора контрагента открывается настройка ЭДО с ним. Из настройки профиля переносятся данные об организации, ее идентификатор, список документов, участвующих в электронном документообороте, и их формат. Автоматически формируется идентификатор контрагента. Договор контрагента заполняется только в том случае, если для данного контрагента будут использоваться более одного идентификатора.

Рис.9 Настройка ЭДО под контрагента

На вкладке «Входящие электронные документы» можно для каждого входящего указать, как его обрабатывать системе и нужно ли создавать одноименный документ в базе.

Рис.10 Выбор способа отражения в учете входящих документов

На вкладке «Дополнительные настройки» указывается адрес почты контрагента, куда будут уходить исходящие документы. При необходимости защиты документов следует установить флаг «Шифровать данные пакета электронного документа», а также выбрать сертификаты для шифрования и расшифровки. Установленный флаг «Проверять сертификаты подписей контрагента для входящих документов» потребует загрузки из файла соответствующего сертификата.

Рис.11 Дополнительные настройки ЭДО для контрагента

Шифрование обеспечивает только конфиденциальность передаваемых данных, а не контролирует их целостность и авторство. За это отвечает электронная подпись. Поэтому при необходимости такого подтверждения перед шифрованием следует внести в файл электронную подпись.

После включения опций и выполнения настроек в базе появляются новые кнопки по работе с ЭДО.

Рис.12 Группа кнопок и возможные операции для работы с ЭДО

Созданный электронный документ можно просмотреть, а также отправить его выбранным в настройках профиля способом – с помощью специальных сервисов или прямым обменом, контрагенту.

При нажатии кнопки «Создать электронный документ» формируется документ и открывается форма его просмотра.

Рис.13 Сформированный электронный документ к Реализации товаров

Из открывшейся формы можно сразу отправить сформированный документ. Также можно в этой форме просмотреть подписи и написать сопроводительную записку. Полный список можно открыть через раздел «Администрирование-Архив ЭДО».

Рис.14 Архив ЭДО

В форме можно просмотреть входящие и исходящие. С помощью различных отборов по виду документов и статусу ЭДО просто настроить удобный список для просмотра.

Рис.15 Фильтры для работы с архивом

Для текущей работы, получения или отправки электронных документов нужно зайти в «Текущие дела ЭДО» непосредственно из панели кнопок работы с ЭДО в списках документов или через раздел «Продажи или покупки».

Рис.16 Открытие всех ЭД для текущей работы

Рис.17 Текущие дела ЭДО

В текущих делах можно увидеть документы готовые для отправки и прямо из списка отправить их адресату.

В системе кроме типовых электронных документов можно сформировать произвольные. Сделать это можно через меню «Продажи/Покупки-Произвольные документы».

Рис.18 Произвольные документы ЭДО

Рис.19 Отправка договора через произвольные документы

Рис.20 Типы отправляемых произвольных документов

Созданные формы можно отправлять повторно, проверять наличие подписи, сохранять в файл или печатать. При этом механизм электронного документооборота позволяет хранить и обрабатывать очень большой объем документальной информации. ЭДО существенно сокращает трудозатраты работников, экономит средства на закупку бумажных носителей и эксплуатацию МФУ. Также не стоит забывать о важном преимуществе ЭДО – безопасность и сохранность данных, отправку которых можно в любой момент подтвердить или продублировать.